Eine optimale Büroordnung sollte:

Sie ENTlasten (nicht BElasten),

zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen passen,

der Verhältnismäßigkeit entsprechen (Kosten-Nutzen?) bzw. notwendig sein.

ENTlasten Sie sich!

Nehmen wir an, Sie suchen häufig die Telefonnummern Ihrer Kunden.

Fällt Ihnen, z. B. als Schreiner, bei der Suche nach einer Telefonnummer ein, wie Sie den Schrank

für Ihren Kunden am Besten gestalten? Sind Sie bei so einer Suche kreativ???

Wenn ja…

dann richten Sie es so ein, dass Sie IMMER nach den Telefonnummern suchen müssen!

Wenn nein…

nutzen Sie Ihre Zeit besser!

Passen Sie Ihr Bürosystem an Ihre Aufgaben und Ihre Arbeitsweise an!

Überprüfen Sie Ihren Arbeitsalltag.

Die beste Bürooptimierung kann aus den verschiedensten Gründen für Sie völlig unpraktisch sein. Es gibt meistens eine Reihe von Alternativen zur Einführung einer optimalen Bürostruktur. Da ist immer auch eine Variante dabei, die zu Ihnen passt.

Ihre Telefonnummern können Sie z. B.:

im PC (mit Outlook, Excel etc.)

im Handy bzw. im Telefon oder

in Ihrem Kalender (elektronisch oder in Papierform) verwalten.

Legen Sie die Nummern dort ab, wo es für Sie am Besten ist. Geben Sie die Nummern nicht an zwei Stellen ein.

Und zur Verhältnismäßigkeit… Wie viel Bürostruktur darf es sein?

Es gilt: „so wenig wie möglich und soviel wie nötig“! Im Fall der Telefonnummern bedeutet dass: Sie sollten ohnehin nur die Nummern übernehmen, die Sie tatsächlich brauchen. Die komplette Eingabe des Nürnberger Telefonbuches in Ihr Handy ist nur in ganz seltenen Fällen sinnvoll (sofern es überhaupt technisch möglich ist).